[Administradores.servicio] Comunicaciones de IT-> nuevo procedimiento transitorio

[Vicegerencia RR.HH.]

Buenos días a todos.

Con el objetivo de agilizar y simplificar la comunicación de situaciones 
de IT del personal adscrito a tu Centro/Servicio/Unidad, en el camino de 
la administración electrónica y de la protección de datos, el Servicio 
de PAS y Nóminas y el SICUZ están trabajando para implementar la 
comunicación de dichas situaciones a través de la aplicación People 
Soft, directamente por el trabajador, de forma electrónica, sin 
necesidad de hacer llegar el parte físico a su responsable.

El proyecto requerirá todavía de mucho tiempo hasta su correcta 
implementación, por lo que hemos creido conveniente establecer un camino 
intermedio hasta llegar a cumplir el objetivo final. Así, te informo del 
nuevo procedimiento a seguir a partir del día de recepción de este email:

1. El trabajador entregará el parte a su responsable.

2. La comunicación de situaciones de IT (baja, confirmación, alta) se 
realizará por los responsables a través de Her en ldo, mediante 
comunicación interna (CI) dirigida a la Sección de Nóminas y Seguridad 
Social, de la siguiente forma:

  * En el apartado [Datos de la comunicación], subapartado [Resumen], se
    indicará como asunto "partes IT". Se podrán agrupar en la misma CI
    tanto incidencias de Seguridad Social como de MUFACE.
  * Se adjuntarán los partes (bajas, confirmaciones y altas) en formato
    electrónico, incorporándolos en Her en ldo como documentos pdf anexos:
    uno por cada trabajador, identificándolo con sus apellidos y nombre.
    No es precisa una CI por cada trabajador. Se pueden anexar pdf de
    distintos trabajadores, e incluso en el pdf de cada trabajador se
    pueden incluir varios partes (siempre que se refieran al mismo
    trabajador).
  * Dado que en la CI obligatoriamente hay que tramitar un documento pdf
    firmado electrónicamente, bastará con utilizar un modelo
    simplificado tipo "adjunto remito partes de IT". Deja de ser
    necesario el modelo de documento "relación de partes médicos", ya
    que al anexar en pdf los partes, queda constancia -y trazabilidad-
    de la información (de si es pas o pdi, de si es muface o ss, de si
    es alta, baja o confirmación, de las fechas...). No obstante, el
    modelo a utilizar en la CI se deja a la elección de cada unidad.


3. Los documentos en formato papel originales entregados por los 
trabajadores a sus responsables, se custodiarán en cada Unidad para dar 
cumplimiento al artículo 11.4 de la Orden ESS/1187/2015: “La 
presentación telemática de las copias de los partes médicos indicados 
determinará que las mismas no deban presentarse en soporte papel. Los 
modelos de las copias de los partes médicos en soporte papel deberán ser 
conservados por las empresas durante un plazo de cuatro años, contado 
desde la fecha de presentación telemática de los mismos.”, no siendo 
necesario enviar el documento en papel a la Sección de Nóminas y SS. Por 
eso mismamente se admitirá el pdf en la CI, sin necesidad de realizar 
una copia auténtica.

Sobre el tema de la custodia de documentos en soporte papel, te informo 
de que estamos esperando respuesta de la Seguridad Social sobre la 
posibilidad de conservar únicamente el soporte electrónico, y de los 
requisitos que serían necesarios para ello. De esta forma, podríamos 
conseguir que no fuera necesario tampoco custodiar el documento en 
papel. Pero de este aspecto os informaremos en cuanto recibamos la 
respuesta.

Contamos con que esta forma de proceder agilice la comunicación de las 
situaciones de IT y esperamos poder ofreceros pronto el nuevo sistema a 
través de People.

Ni que decir tiene que cualquier propuesta que remitáis al Servicio de 
PAS y Nóminas (jspasn en unizar.es) para mejorar este sistema transitorio, 
será bien recibida.

Por otra parte, para aclarar cualquier duda, podéis dirigiros a la 
Sección de Nóminas, preferentemente por correo electrónico 
(secnom en unizar.es).

Muchas gracias a todos.





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