[Directores.servicio] [Responsables.unidad] Borrado de documentación electrónica almacenada en GEISER anterior al 1 de enero de 2020

[registro]

Buenos días:

De acuerdo con la comunicación enviada desde el Equipo de Gestión GEISER 
el pasado 27/08/2022,_ se _comunica a efectos informativos que, a partir 
del próximo 1 de septiembre de 2022, se va a proceder al borrado de 
documentos almacenados en la aplicación GEISER, correspondientes 
asientos de registro de entrada o salida, anteriores a 1 de enero de 
2020 (la Universidad de Zaragoza comenzó a utilizar Geiser a partir del 
1 de enero de 2016).

El borrado de documentos no significa el borrado de los registros y sus 
datos esenciales (origen/destino/interesado/ asunto/ número de registro/ 
fecha y hora de presentación /fecha y hora de registro…etc) que 
permanecerán intactos, sino que está referido a los documentados 
anexados como "documentación adjunta digitalizada", en los asientos 
creados en modo "registrar y enviar". Lógicamente, los asientos de 
entrada o salida, relativos a documentación no digitalizada, tampoco se 
verán afectados por el proceso de borrado.

En relación a los asientos de registro entrada con destino a la UZ, se 
recuerda que:

- Toda la documentación adjunta digitalizada anexada a asientos creados 
en oficinas de registro presencial (de la propia UZ o de otros 
organismos conectados al SIR) o desde oficinas de registro telemático 
(como REGTEL o REC), ya está descargada en la aplicación her en ldo del 
órgano/unidad de destino.

-Toda la documentación relativa a los asientos creados en modo 
"anotación/estado finalizado", nunca ha estado almacenada en Geiser, 
sino en las aplicaciones integradas con GEISER (plyca y solicit@), por 
lo que son asientos que tampoco se verán afectados en el proceso de 
borrado.

En relación a los asientos de registros de salida se recuerda que:

-El borrado de documentos en Geiser afectará a todos los documentos 
anexados, como "documentación adjunta digitalizada", en asientos de 
salida, que hayan sido creados desde las oficinas de registro (general y 
auxiliares) de la UZ, antes del 1 de enero de 2020.

-Toda la documentación registrada de salida desde la aplicacion her en ldo, 
[1] seguirá almacenada en her en ldo, aunque pueda estar afectada por el 
borrado en GEISER.

En este sentido se recomienda a todas las unidades, que el registro de 
salida de documentos se lleve a cabo desde la aplicacion her en ldo, dado 
que Geiser solo garantiza su almacenamiento durante un periodo de un año 
(aunque el primer borrado se va a hacer con un periodo mayor de 
almacenamiento).

Un saludo

Oficina de Asistencia en Materia de Registro de la Universidad de 
Zaragoza

-------- Mensaje Original --------

  		ASUNTO:
  		Fecha planificada, por su Organismo, para la descarga de la 
documentación electrónica almacenada en GEISER anterior al 1 de enero de 
2020

  		FECHA:
  		2022-07-28 10:39

  		DE:
  		gestion.geiser en correo.gob.es

  		DESTINATARIO:
  		gestion.geiser en correo.gob.es

  		CC:
  		elena.munoz en economia.gob.es, daniel.sanchezm en economia.gob.es, 
ignacio.matilla en economia.gob.es

Buenos días:

Siguiendo la línea de la comunicación enviada el 14 de febrero de 2022 
acerca del borrado de la documentación electrónica almacenada en GEISER 
con fecha anterior al 1 de enero de 2020 y, puesto que está previsto 
iniciar estas tareas de borrado a partir del próximo 1 de septiembre de 
2022, nos ponemos en contacto con ustedes para pedirles de nuevo su 
colaboración.

En el caso de que aún no hayan descargado sus documentos adjuntos y 
tengan previsto realizar su descarga de manera automatizada a través de 
los Servicios Web de GEISER (REGECO), les pedimos que, por favor, nos 
comuniquen con antelación las fechas en las que tienen planificado 
realizar estos trabajos en el entorno productivo. El objetivo no es otro 
que el poder orquestar el uso de estos Servicios Web entre los distintos 
organismos afectados y prevenir así posibles problemas en la prestación 
del servicio por sobrecarga del mismo.

Por tanto, sólo si les aplica este escenario le rogamos nos contesten a 
gestion.geiser en correo.gob.es indicando las fechas que tienen previstas 
para realizar estos trabajos (_aunque gestion.geiser es un mail NOREPLY 
y recibirán un mensaje al respecto, atenderemos sus respuestas a los 
efectos de este asunto_). Insistimos, en el caso de que ya hubieran 
realizado la descarga de esta documentación o, si no lo han hubieran 
hecho aún, no fueran a utilizar REGECO para ello, no es necesario que 
nos contesten a este correo.

Agradeciendo de nuevo su ayuda.

Reciban un cordial saludo.

_-- Equipo de gestión GEISER -_


Links:
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[1] 
https://mail.unizar.es/?_task=mail&_caps=pdf%3D1%2Cflash%3D0%2Ctiff%3D0%2Cwebp%3D1%2Cpgpmime%3D0&_uid=24704&_mbox=INBOX&_action=show#NOP
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